Audit ISO Itu Apa? Mengenal Tahapan dan Hal yang Diperiksa Auditor
Bagi perusahaan yang sedang mempersiapkan sertifikasi ISO, istilah audit ISO mungkin terdengar cukup menegangkan. Padahal, audit bukan sekadar proses untuk mencari kesalahan perusahaan. Audit dilakukan untuk memastikan sistem manajemen sudah berjalan sesuai persyaratan standar dan diterapkan secara konsisten.
Melalui audit, perusahaan dapat mengetahui apakah prosedur yang dibuat sudah diterapkan, menemukan ketidaksesuaian, serta mengetahui bagian mana yang masih perlu diperbaiki. Lalu, bagaimana proses audit ISO dilakukan dan apa saja yang biasanya diperiksa auditor?
Apa Itu Audit ISO?
Audit ISO adalah proses pemeriksaan secara sistematis untuk menilai apakah sistem manajemen perusahaan sudah memenuhi persyaratan standar ISO yang diterapkan. Sebagai contoh, perusahaan yang menerapkan ISO 9001 akan dinilai berdasarkan penerapan sistem manajemen mutu. Auditor dapat memeriksa dokumen, mewawancarai karyawan, mengamati proses kerja, hingga melihat bukti bahwa prosedur benar-benar dijalankan.
Jadi, audit ISO tidak hanya berfokus pada kelengkapan dokumen. Penerapan sistem di lapangan juga menjadi bagian penting dalam proses audit. Pedoman audit sistem manajemen dapat mengacu pada ISO 19011, yang membahas prinsip audit, pengelolaan program audit, pelaksanaan audit, serta kompetensi auditor.
Apa Tujuan Audit ISO?
Audit ISO memiliki beberapa tujuan penting bagi perusahaan, antara lain:
1. Memastikan kesesuaian dengan standar
Audit membantu perusahaan mengetahui apakah sistem manajemen yang diterapkan sudah sesuai dengan persyaratan standar ISO.
2. Menemukan ketidaksesuaian
Jika terdapat proses yang belum sesuai, auditor dapat mengidentifikasi dan mencatatnya agar perusahaan dapat melakukan perbaikan.
3. Menilai efektivitas system
Perusahaan mungkin sudah memiliki banyak SOP dan dokumen. Namun, yang lebih penting adalah apakah dokumen tersebut benar-benar diterapkan dan membantu mengendalikan proses kerja.
4. Mendorong perbaikan berkelanjutan
Hasil audit dapat menjadi dasar bagi perusahaan untuk memperbaiki proses, mengurangi risiko, dan meningkatkan kinerja sistem manajemen. Dengan begitu, audit sebaiknya tidak dianggap sebagai proses untuk mencari kesalahan karyawan, tetapi sebagai bagian dari upaya meningkatkan sistem perusahaan.
Jenis Audit ISO
Secara umum, audit sistem manajemen dapat dibedakan menjadi tiga jenis.
Audit pihak pertama merupakan audit internal yang dilakukan perusahaan terhadap sistem manajemennya sendiri. Tujuannya untuk mengetahui apakah sistem sudah berjalan dan menemukan bagian yang perlu diperbaiki.
Audit pihak kedua biasanya dilakukan untuk menilai pihak lain, seperti pemasok atau mitra bisnis, berdasarkan persyaratan tertentu.
Sementara itu, audit pihak ketiga dilakukan oleh lembaga sertifikasi independen untuk menilai kesesuaian sistem manajemen perusahaan terhadap standar ISO yang digunakan.
Tahapan Audit ISO
Meskipun pelaksanaannya dapat berbeda sesuai kondisi dan jenis standar yang digunakan, secara umum audit ISO melalui beberapa tahapan.
1. Perencanaan Audit
Auditor terlebih dahulu menentukan tujuan dan ruang lingkup audit. Pada tahap ini dapat ditentukan proses, unit kerja, lokasi, serta aktivitas yang akan diperiksa. Perusahaan biasanya juga mendapatkan informasi mengenai jadwal audit sehingga dapat mempersiapkan pihak yang diperlukan.
2. Pemeriksaan Dokumen
Auditor akan meninjau dokumen dan informasi terdokumentasi yang berkaitan dengan sistem manajemen. Dokumen yang diperiksa dapat berupa kebijakan, prosedur, sasaran perusahaan, instruksi kerja, formulir, hingga rekaman kegiatan. Namun, perusahaan perlu memahami bahwa dokumen yang lengkap saja belum cukup. Auditor juga akan melihat penerapannya dalam kegiatan sehari-hari.
3. Opening Meeting
Audit biasanya diawali dengan opening meeting. Auditor akan menjelaskan tujuan, ruang lingkup, metode, jadwal, serta proses audit kepada pihak perusahaan. Pertemuan ini membantu perusahaan memahami bagaimana audit akan berlangsung.
4. Pelaksanaan Audit
Pada tahap ini, auditor mulai melakukan pemeriksaan secara langsung. Auditor dapat melakukan wawancara dengan karyawan, mengamati proses kerja, memeriksa dokumen, dan menelusuri bukti pelaksanaan suatu proses. Pertanyaan yang diberikan biasanya berkaitan dengan pekerjaan dan tanggung jawab karyawan, misalnya bagaimana suatu prosedur dilakukan, apa yang dilakukan ketika terjadi masalah, dan di mana bukti pelaksanaan pekerjaan disimpan. Karena itu, karyawan tidak perlu menghafalkan seluruh isi SOP. Yang terpenting adalah memahami tugas, tanggung jawab, dan prosedur yang memang mereka jalankan.
5. Penyampaian Temuan
Jika auditor menemukan ketidaksesuaian, temuan tersebut akan disampaikan berdasarkan bukti yang diperoleh selama proses audit. Perusahaan kemudian perlu memahami penyebab masalah dan menentukan tindakan perbaikan yang sesuai.
6. Closing Meeting
Setelah pemeriksaan selesai, auditor melakukan closing meeting untuk menyampaikan hasil audit dan temuan yang diperoleh. Perusahaan juga akan mendapatkan informasi mengenai hal-hal yang perlu ditindaklanjuti.
7. Tindakan Perbaikan
Jika terdapat ketidaksesuaian, perusahaan perlu melakukan tindakan korektif. Perbaikan tidak hanya bertujuan menyelesaikan masalah yang ditemukan, tetapi juga mencegah masalah yang sama kembali terjadi.
Apa Saja yang Diperiksa Auditor?
Hal yang diperiksa tentu bergantung pada jenis ISO yang diterapkan. Namun, beberapa hal yang umumnya menjadi perhatian auditor adalah:
Dokumen dan prosedur
Auditor dapat memeriksa apakah perusahaan memiliki dokumen yang relevan dan apakah isinya sesuai dengan penerapan sistem.
Proses kerja
Auditor akan melihat bagaimana pekerjaan dilakukan di lapangan dan apakah pelaksanaannya sesuai prosedur.
Kompetensi karyawan
Perusahaan perlu memastikan karyawan memiliki kompetensi yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Bukti dan rekaman
Auditor membutuhkan bukti bahwa proses tertentu memang telah dilakukan sesuai ketentuan.
Evaluasi kinerja
Auditor dapat melihat bagaimana perusahaan menetapkan sasaran, melakukan pengukuran, serta mengevaluasi hasilnya.
Penanganan masalah
Cara perusahaan menangani ketidaksesuaian, keluhan, risiko, atau masalah dalam operasional juga dapat diperiksa.
Bagaimana Cara Mempersiapkan Audit ISO?
Agar proses audit berjalan lebih lancar, perusahaan dapat melakukan beberapa persiapan, seperti:
- Memastikan SOP dan dokumen terkait sudah diperbarui.
- Memastikan prosedur benar-benar diterapkan oleh karyawan.
- Menyiapkan bukti dan rekaman kegiatan yang diperlukan.
- Melakukan audit internal sebelum audit eksternal.
- Memastikan karyawan memahami tugas dan tanggung jawabnya.
- Menindaklanjuti ketidaksesuaian yang ditemukan sebelumnya.
- Memastikan pimpinan memahami sasaran dan penerapan sistem manajemen.
Persiapan tersebut membantu perusahaan menghadapi audit dengan kondisi yang lebih siap, bukan hanya melakukan pengecekan dokumen menjelang auditor datang.
Audit ISO Bukan Sekadar Mencari Kesalahan
Audit ISO merupakan bagian penting untuk memastikan sistem manajemen perusahaan tetap berjalan secara efektif. Melalui audit, perusahaan dapat mengetahui kesesuaian proses, menemukan ketidaksesuaian, dan menentukan langkah perbaikan. Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak mempersiapkan audit hanya ketika jadwal pemeriksaan sudah dekat. Sistem manajemen perlu diterapkan secara konsisten dalam kegiatan sehari-hari. Dengan sistem yang benar-benar berjalan, proses audit pun menjadi lebih mudah karena perusahaan memiliki dokumen, proses, dan bukti penerapan yang saling sesuai.
